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Online seit 03.05.2024

Direktionsassistenz/Management-Assistenz (m/w/d)

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Bewerbung bis
31.05.2024
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Arbeitsbeginn
ab sofort
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Arbeitsumfang
Vollzeit/Teilzeit

Über uns

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit über 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagenforschungseinrichtung.

Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung ist eine internationale Forschungseinrichtung im Potsdam Science Park. Die Abteilung Kolloidchemie unter der Leitung des Direktors Prof. Dr. Markus Antonietti sucht befristet bis Ende 2027 in Voll- oder Teilzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt, eine Direktionsassistenz/Management-Assistenz (w/m/d).

Ihre Aufgaben

  • Organisatorische & administrative Aufgaben: Sie unterstützen und entlasten den Abteilungsdirektor bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben, sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache. Hierzu zählen u. a. Postbearbeitung, telefonische und schriftliche Korrespondenz, Mitarbeiterorganisation sowie Vorbereitung der Personalakten
  • Erstellung diverser Unterlagen & Dokumente: Darüber hinaus sind Sie u. a. für die Erstellung von Analysen, Literaturrecherchen sowie Entscheidungsvorlagen verantwortlich und wirken an der in- und externen Kommunikation und Korrespondenz mit.
  • Vor- & Nachbereitung von Veranstaltungen: Zudem stellen Sie auf organisatorischer und inhaltlicher Ebene eine professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und anderen internen und externen Veranstaltungen sicher.
  • Schnittstellenfunktion: Sie bilden die Schnittstelle zwischen dem Direktor und internen sowie externen Stakeholdern. Sie kommunizieren mit der Personal- und Finanz-Abteilung des Institutes für die verbesserten Prozessabläufe
  • Projektmanagement/Drittmittel: aktive Unterstützung der Beantragung von Projektmitteln sowie Unterstützung deren Controlling.

Ihre Qualifikationen

  • Ausbildung: Sie verfügen über einen Ausbildungsabschluss (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement) oder einen (Fach-)Hochschulabschluss mit betriebswirtschaftlichem, wissenschaftlichem oder technischem Schwerpunkt.
  • Erfahrung: Sie konnten bereits einschlägige Berufserfahrung in der Direktionsassistenz oder als Personal Assistant sammeln.
  • Dienstleistungs- und Kundenorientierung: Sie legen großen Wert auf Dienstleistungs- und Kundenorientierung und sind in der Lage, auch in anspruchsvollen Situationen professionell und lösungsorientiert zu handeln.
  • Arbeitsweise: Sie arbeiten eigenverantwortlich, proaktiv, strukturiert und sorgfältig. Ihre Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit ermöglicht es Ihnen, in stressigen und herausfordernden Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.
  • Persönlichkeit: Ein professionelles, freundliches und sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen zeichnen Sie aus.
  • Diskretion: Vertraulichkeit und Verschwiegenheit sind für Sie von großer Bedeutung.
  • Kommunikationsfähigkeit & Sprachkenntnisse: Sie verfügen über ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowohl auf Deutsch als auch Englisch, sodass Sie in unserem institutionellen und interkulturellen Umfeld problemlos in jeder Situation kommunizieren können.

Das bieten wir

  • eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem international ausgerichteten Forschungsinstitut, ein kollegiales Assistenzteam
  • eine wettbewerbsfähige Vergütung nach TVöD-Bund je nach Qualifikation und Erfahrung
  • Konditionen und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • Zuschuss zum Jobticket
  • Outdoor Sportmöglichkeiten auf dem Campus
  • Kantine
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