Online seit 21.11.2023

Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung

Bewerbung bis
10.12.2023

Arbeitsbeginn
ab sofort

Arbeitsumfang
Vollzeit/Teilzeit

Über uns

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit über 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagenforschungseinrichtung.

Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung ist eine internationale Forschungseinrichtung im Potsdam Science Park und sucht zur Verstärkung des Verwaltungsteams in Voll- oder Teilzeit zum nächst möglichen Zeitpunkt, unbefristet eine Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung - (Kennziffer 55/2023).

Ihre Aufgaben

Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung
Organisation von Seminaren und Meetings
Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München
Internationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/englisch
Wohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung
Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts
Aufbau und Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank
Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen und Eröffnung von Bankkonten
Sprachkursverwaltung
Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes

Ihre Qualifikationen

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachenassistent:in oder Verwaltungsfachangestellte:r
Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Einen sicheren Umgang mit MS-Office-Produkten, E-Mail und Internet sowie die Fähigkeit, sich die Nutzung anderer Software rasch anzueignen
Sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
Interkulturelle Kompetenz, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit sowie zur Weiterbildung
Teamgeist und Engagement bei der Lösung individueller Fragen
Ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit, Eigeninitiative, Leistungsbereitschaft und Verschwiegenheit
Idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einer internationalen Forschungseinrichtung
SAP-Kenntnisse sind von Vorteil

Das bieten wir

eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
Vergütung nach TVöD-Bund bis zur Entgeltgruppe 9a
Konditionen und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
Vereinbarkeit von Familie und Beruf
Zuschuss zum Jobticket
und weiteres

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freut sich unser Personalteam auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Motivationsschreiben bis zum 10.12.2023 unter Angabe der Kennziffer 55/2023.

Weitere Informationen finden Sie unter: www.mpikg.mpg.de.