Online seit 11.06.2025
Assistenz (w/m/d) für die Verwaltungsleitung und International Office
Bewerbung bis
06.07.2025
06.07.2025
Arbeitsbeginn
ab sofort möglich
ab sofort möglich
Arbeitsumfang
Vollzeit/Teilzeit
Vollzeit/Teilzeit
Über uns
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften mit über 85 Instituten ist Deutschlands führende Grundlagenforschungseinrichtung.
Das Max-Planck-Institut für Kolloid- und Grenzflächenforschung ist eine internationale Forschungseinrichtung im Potsdam Science Park und sucht zur Verstärkung des Verwaltungsteams in Vollzeit oder Teilzeit zum nächst möglichen Zeitpunkt, zunächst befristet für 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung) eine/n Assistenz für die Verwaltungsleitung (w/m/d), die auch das International Office mitbetreut.
Ihre Aufgaben
- Selbstständige Organisation und Koordinierung des Sekretariates in Bezug auf die Verwaltungsabläufe, Kommunikation, Administration und Terminplanung
- Führung des International Office des Institutes: Unterstützung von ausländischen Wissenschaftler:innen in Visa-, Melde-, Krankenversicherungsangelegenheiten sowie Unterstützung bei Aufenthaltsgenehmigungen und Eröffnung von BankkontenOrganisation von Seminaren und Meetings
- Aufbau und Pflege der Vertragsmanagement-Datenbank
- Schnittstellenfunktion zwischen den Sekretariaten im wissenschaftlichen Bereich, den Serviceabteilungen des Instituts sowie der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft in München
- Internationale Korrespondenz, Übersetzung von Unterlagen deutsch/englisch
- Wohnungsverwaltung der Institutswohnungen (12 Wohnungen) in enger Abstimmung mit der externen Hausverwaltung
- Verwaltung und Abstimmung des Patentarchivs des Instituts
- Sprachkursverwaltung
- Buchen von Dienstreisen
- Führung und Verbuchung der Barkasse des Institutes
- Pflege von Internet und Intranet der Abteilung
Ihre Qualifikationen
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachenassistenz oder Verwaltungsfachangestellte:r
- Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Einen sicheren Umgang mit MS-Office-Produkten, E-Mail und Internet sowie die Fähigkeit, sich die Nutzung anderer Software rasch anzueignen
- Interkulturelle Kompetenz, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit sowie zur Weiterbildung
- Teamgeist und Engagement bei der Lösung individueller Fragen
- Ein hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Belastbarkeit und Verschwiegenheit
- Idealerweise verfügen Sie über Erfahrungen in einer internationalen Forschungseinrichtung
- SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
Das bieten wir
- eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung sowie sämtliche Nebenleistungen nach TVöD-Bund
- Konditionen und Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und einen Tag Homeoffice pro Woche
- Kinderbetreuung im Fröbel-Kindergarten
- Zuschuss zum Jobticket von derzeit 23,28 EUR pro Monat
- Kantine im Institut